1. Kdo je správcem
InnoGrémium, studentská marketingová a inovační iniciativa při Fakultě podnikatelské VUT v Brně. Iniciativa je v procesu formální registrace jako studentský spolek; do té doby vystupuje pod záštitou fakulty a kontaktní osobou je organizační tým.
Kontakt: innogremium@gmail.com · Pro dotazy k registracím na konkrétní akce: 249847@vutbr.cz
2. Jaké údaje zpracováváme
Při registraci na akci sbíráme:
- jméno a příjmení (volitelně s titulem),
- e-mailovou adresu,
- univerzitu / fakultu, stupeň studia, obor a ročník (pokud jste student/ka),
- roli (akademik, doktorand, zástupce firmy, absolvent…),
- volitelné: žebříček priorit, krátký text o vašem projektu, plánovanou účast na navazujícím programu (běh, afterparty),
- časovou značku registrace.
Při návštěvě webu navíc — a jen s Vaším souhlasem — anonymně logujeme provoz přes Google Analytics 4 a chování na stránce (kliknutí, scroll) přes Microsoft Clarity. Nikoho podle toho neidentifikujeme; podrobnosti v sekci Cookies.
3. Účely zpracování a právní základ
- Organizace akce: abychom Vás mohli kontaktovat o čase, místě a změnách. Právní základ: oprávněný zájem organizátora (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR).
- Zveřejnění ve veřejném seznamu účastníků (jméno, případně obor / projekt / priority), pouze pokud zaškrtnete příslušný souhlas v registračním formuláři. Výchozí stav je nezveřejnit. Právní základ: souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a GDPR), který můžete kdykoli odvolat.
- Pozvánky na další akce e-mailem: pouze pokud udělíte samostatný souhlas v registračním formuláři. Z odběru se kdykoli odhlásíte buď tlačítkem v patičce e-mailu, nebo na /unsubscribe.
- Odmítnutí registrace podle Pravidel akce: pokud organizátor využije právo odmítnout registraci (například podle bodu 1a Pravidel akce), vedeme interní seznam s e-mailem a/nebo jménem a stručnou poznámkou o důvodu. Při pokusu o registraci osoby z tohoto seznamu zaznamenáme zadané jméno, e-mail, IP adresu a údaje o prohlížeči, registraci nepřijmeme a informujeme o tom e-mailem. Právní základ: oprávněný zájem organizátora (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR) na nekomerční povaze akce a ochraně účastníků před obchodním náborem. Seznam vidí jen správci registrací.
- Odpověď na dotaz z kontaktního formuláře: jméno, e-mail, případně organizace, další kontakt a text zprávy, k tomu IP adresa a údaje o prohlížeči kvůli ochraně proti spamu. Právní základ: oprávněný zájem odpovědět na Váš dotaz (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR).
- Čekací listina FollowPie: e-mail, jazyk a místo přihlášení, abychom Vám dali vědět o spuštění. Právní základ: souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a GDPR), který můžete kdykoli odvolat.
- Top výzvy (topvyzvy.innogremium.cz), přehled soutěží:
• Hlídač termínů: e-mail a vybrané kategorie, abychom Vám poslali upozornění na otevřené přihlášky. Právní základ: souhlas, který můžete kdykoli odvolat e-mailem na innogremium@gmail.com.
• „Jdu do toho“: e-mail, případně jméno a poznámka (třeba že hledáte do týmu), aby bylo vidět, kolik lidí se do soutěže chystá. Veřejně ukazujeme jen počet. Právní základ: souhlas.
• Poradna pro firmy a školy: název organizace, jméno, e-mail, případně telefon a popis záměru, abychom mohli odpovědět. Právní základ: oprávněný zájem odpovědět na poptávku (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR). - Anketa termínů schůzek: jméno účastníka zadané organizátorem, odpovědi, vyznačená dostupnost, nepovinný screenshot kalendáře (může obsahovat názvy a účastníky jiných schůzek — doporučujeme je před nahráním začernit). Screenshot: soukromé úložiště, vidí jen organizátor, smaže se při uzavření ankety nebo na žádost účastníka tlačítkem. Ostatní údaje zůstávají u ankety jako záznam o domluvě schůzky, na žádost je smažeme. Právní základ: oprávněný zájem organizátora (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR) na domluvě termínu schůzky.
- Můj účet (innogremium.cz/ucet): e-mail, nepovinné jméno, datum založení a posledního přihlášení. Při přihlášení odkazem z e-mailu ukládáme jen otisk (hash) jednorázového kódu a otisk IP adresy kvůli ochraně proti zneužití. Účet Vám ukáže, co už u nás máte (registrace na akce, soutěže, příspěvky), a dovolí spravovat odběry. Právní základ: plnění smlouvy o poskytnutí účtu (čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR), u odběrů souhlas, který v účtu kdykoli vypnete.
- Výpomoc na akcích (směny): jméno, e-mail (z účtu), nepovinný telefon a poznámka, na které směny se člověk přihlásil, docházka a odpracované hodiny; slouží k organizaci akce a k vyhodnocení zapojení (komu poděkovat, koho oslovit příště, podklad pro doporučení člena). Právní základ: oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR) na organizaci akce. Jména ostatní návštěvníci rozpisu nevidí, jen počty.
- Agregovaná statistika (počty účastníků, oborové složení), zpracovávána jako anonymní souhrn, který neumožňuje identifikovat jednotlivce.
4. Komu údaje předáváme
Vaše data zpracováváme primárně sami. Pro technický provoz služby využíváme následující zpracovatele:
- Supabase Inc.: databázové úložiště registrací (servery v EU).
- Vercel Inc.: hosting webové aplikace.
- Google Ireland Ltd. (Google Analytics 4): anonymní statistiky návštěvnosti. Data jsou agregovaná; nepoužíváme reklamní cookies.
- Microsoft Corporation (Microsoft Clarity): heatmapy a anonymizované nahrávky chování na stránce, jen s Vaším souhlasem. Obsah formulářových polí je maskovaný. Přenos mimo EU je krytý standardními smluvními doložkami a rámcem EU–US Data Privacy Framework.
- Poskytovatel e-mailového kanálu pro odesílání pozvánek (vlastní doménový e-mail @innogremium.cz).
Údaje nepředáváme partnerům, sponzorům ani třetím stranám pro marketingové účely.
5. Doba uchování
Registrace na konkrétní akci uchováváme po dobu 180 dní od konání akce, kvůli evidenci účasti, případným dotazům a archivaci statistik. Po této době data automaticky mažeme nebo anonymizujeme.
Souhlas s odběrem pozvánek trvá do doby, než se odhlásíte. E-mail ze seznamu je pak zařazen do interního „blacklistu", abychom Vám omylem znovu nepsali.
Záznam v seznamu odmítnutých registrací uchováváme, dokud trvá jeho důvod, nejdéle 2 roky od jeho vytvoření. Záznamy o pokusech o registraci mažeme spolu s ním. Proti zařazení můžete vznést námitku (viz níže).
Dotazy z kontaktního formuláře uchováváme nejdéle 2 roky od odeslání. Záznamy o odeslání hromadných e-mailů (adresa a stav doručení) mažeme po 1 roce. E-mail na čekací listině FollowPie držíme do spuštění produktu, kdy Vám pošleme jediné oznámení a záznam smažeme, nejdéle však 2 roky.
U Top výzev: přihlášku k hlídači termínů držíme do odhlášení, nejdéle 2 roky od přihlášení. Záznam „jdu do toho“ mažeme 6 měsíců po skončení soutěže. Poptávky z poradny pro firmy a školy uchováváme nejdéle 2 roky.
U anket termínů schůzek: screenshot kalendáře ukládáme v soukromém úložišti, vidí ho jen organizátor a smaže se při uzavření ankety nebo kdykoli na žádost účastníka tlačítkem. Jméno, odpovědi a vyznačenou dostupnost uchováváme jako záznam o domluvě schůzky a na žádost je smažeme.
Účet (Můj účet) můžete kdykoli smazat tlačítkem v účtu. Když se do něj 2 roky nepřihlásíte, smažeme ho sami. Přihlašovací kódy platí 20 minut a mažeme je den po vypršení. Smazáním účtu nezmizí registrace na akce, ty mají vlastní lhůty výše.
U výpomoci na akcích (směny): poznámku u přihlášky mažeme 180 dní po směně; dobrovolníka (bez členství) mažeme 2 roky po jeho poslední směně; záznamy o aktivitě (log) uchováváme 3 roky; na žádost dříve.
Všechny lhůty v této sekci hlídá automatické mazání, které běží každý den.
6. Vaše práva
V souladu s GDPR máte právo:
- na přístup k údajům, které o Vás vedeme,
- na opravu nepřesných údajů,
- na výmaz („právo být zapomenut"),
- na omezení zpracování,
- na přenositelnost údajů,
- vznést námitku proti zpracování opřenému o oprávněný zájem,
- odvolat udělený souhlas: pro odhlášení z mailing listu slouží /unsubscribe.
Žádost stačí poslat na innogremium@gmail.com. Vyřídíme ji bez zbytečného odkladu, nejpozději do 30 dnů.
7. Stížnost dozorovému úřadu
Pokud máte za to, že zpracováváme Vaše údaje v rozporu s GDPR, máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7).
8. Zabezpečení
Data ukládáme v šifrované databázi (Supabase, HTTPS-only). Přístup k osobním údajům má pouze úzký okruh členů organizačního týmu, kteří jsou vázáni mlčenlivostí. Administrativní rozhraní je chráněné přihlášením (HMAC-podepsané session cookies).
9. Změny zásad
Tyto zásady můžeme v budoucnu aktualizovat (např. když přibude nový zpracovatel nebo se změní rozsah údajů). Datum poslední aktualizace je uvedeno nahoře. O zásadní změně budeme informovat na webu a v rámci e-mailových pozvánek.